1- Quel cycle voulez-vous digitaliser ?
La vie d’un contrat peut être simplifiée en 3 phases : la pré-signature, l’après-signature et l’après-échéance. Il est bon de le savoir avant de digitaliser vos contrats. Premièrement, penchons-nous sur la phase « pré-signature » qui correspond à la création du contrat et à sa négociation. En digitalisant la pré-signature, vous pouvez enregistrer les modèles de contrats fréquemment utilisés par les juristes. Ces derniers seront stockés dans l’application. L’administrateur de la plateforme peut aussi notifier ses collaborateurs au sujet d’une clause en un clic. En digitalisant « l’après signature », vous bénéficiez d’un gain de temps considérable au quotidien. Ainsi, il est possible d’automatiser le suivi des échéances importantes aux contrats et notifier les parties intervenantes par un simple e-mail programmé. L’audit des contrats et leur consultation sont facilités grâce à un archivage intelligent mis en place avec l’éditeur de la solution que vous utilisez. Grâce aux rapports et statistiques disponibles, c’est un véritable gain de temps qui s’offre à vous puisqu’il peut analyser les clauses les plus visionnées et celles qui le sont moins. Il peut ainsi retravailler ses documents selon les rapports étudiés. Enfin, la dernière étape de digitalisation, « après échéance », vous permet d’être notifié au bon moment pour ne manquer aucune dead-line. Dans le cas d’un contrat reconduit, toutes les parties intervenantes aux contrats bénéficient d’une notification automatisée. Pour ce qui est des clauses dites de « survivance », telles que les clauses de confidentialité et les garanties qui sont pour la plupart difficiles à suivre, elles peuvent être analysées et suivies de manière efficace grâce à la solution digitale utilisée. Les bénéfices de la digitalisation ainsi établis pour les différents cycles de vente, passons à présent aux types de contrats qui peuvent être intégrés au process de digitalisation des contrats.
2- Quels types de contrats voulez-vous digitaliser ?
Lors du lancement d’un projet de digitalisation des contrats, il serait pertinent d’établir vos besoins, vos objectifs et d’en parler avec l’éditeur de solution pour vous assurer que le produit se trouve en adéquation avec votre activité. Votre service juridique doit sûrement avoir une volumétrie contractuelle conséquente à gérer. Il existe une multitude de types de contrats comme les contrats de vente, de distribution, de prestation, de fournisseurs, de baux, etc. Etudions ensemble quelques exemples de bénéfices obtenus par la digitalisation. Pour vos contrats de vente, chaque demande de consultation d’un contrat pourra être effectuée par le collaborateur directement dans la solution. Vous allez ainsi optimiser votre temps de travail et consacrer plus de temps à des tâches à valeur ajoutée. Pour vos contrats fournisseurs, automatisez votre suivi et alertez automatiquement les responsables achats et autres personnes référentes aux contrats en question. Comme vous pouvez les constater, il y a pléthore de bénéfices à tirer d’une digitalisation au niveau contractuel. A ce stade, vous demandez-vous si le digital va remplacer votre travail ?
3- Une solution qui vous met en valeur ?
La digitalisation n’est pas là pour remplacer votre travail, mais au contraire vous épargner des tâches chronophages qui ont trop longtemps peiné le travail des juristes. Il est parfois difficile pour les collaborateurs extérieurs au service juridique de comprendre votre impact sur l’entreprise. Il est pourtant beaucoup plus significatif qu’ils imaginent ! Le manque de chiffres et d’éléments visuels concrets peut être un frein à la bonne communication entre les différents services de votre organisation. C’est pourquoi, votre solution de digitalisation des contrats doit vous permettre de faire du reporting, des analyses, des rapports chiffrés… Adieu les fichiers Excel que personne ne veut voir en réunion, dites bonjour aux camemberts et autres graphiques colorés, directement établis par la solution. Ces éléments visuels vous permettront de présenter de manière claire et simple votre contribution au sein de votre organisme. Outre les avantages évidents d’une solution digitale, vous avez également la possibilité d’obtenir des statistiques claires et compréhensibles un coup d’œil. Utile pour les réunions avec son N+1 ou sa Direction !
4- Quels sont les rôles des utilisateurs de la solution ?
La question à se poser est : qui fait quoi ? Réfléchissons ainsi au rôle de chacun : de l’administrateur au collaborateur en passant par le simple lecteur. Pour améliorer votre réflexion, rappelez-vous : « qui vous demande souvent des informations relatives à un contrat ? ». Pour ce qui est de l’administrateur, bien souvent un juriste, c’est celui qui va connaître en profondeur la solution afin de paramétrer et structurer les différents contrats stockés dans la solution. Les administrateurs vont aussi pouvoir attribuer les différents droits aux utilisateurs : édition, consultation, etc. Les accès sont aussi paramétrables par dossier, ou même par fichier. Les membres de votre service juridique qui travaillent sur le fond du contrat « que ce soit sa vérification, son analyse » sont reconnus comme contributeurs. Ces derniers peuvent accéder aux contrats, en créer grâce aux modèles et en importer de nouveaux. Enfin, les personnes ayant le statut de lecteur peuvent consulter librement les contrats et autres documents auxquels ils ont les droits d’accès. Maintenant que vous avez toutes ces informations, il vous faudra définir avec votre équipe si un projet de digitalisation des contrats est pertinent pour votre service juridique. Pour finir, il existe beaucoup de solutions digitales qui ont été développées comme un logiciel de gestion de documents. Les outils créés pour des juristes ne prennent pas forcément en compte les spécificités de leur métier. Un dernier conseil : prenez un outil qui est simple dans son utilisation ! Auguste Detoeuf : « Le juriste est un technicien : c’est donc un homme qui a toujours raison. »
Source: dilitrust.com
